5 Consejos de cómo asumir una gestión de contratos para aumentar la rentabilidad de un proyecto de Construcción

El mercado actual de la construcción atraviesa diversos factores y desafortunadamente, en nuestra experiencia vemos muy frecuentemente como se aplica una gestión de contratos un tanto equivocada y/o deficientes, por lo que muchos proyectos debido a ello terminan en baja rentabilidad o lo que es peor en una pérdida.

¿Desde qué momento surgen los inconvenientes?

Todo empieza porque muchas veces: a) Firmamos un contrato riesgoso, b) Asumimos que el contrato es preestablecido, c) por el afán del momento, los gerentes y/o directores no lo revisan minuciosamente y d) lo que es peor, no lo delegan a un área especializada para su revisión y este contrato se termina firmando o ejecutando en condiciones desfavorables; lo que lleva de manera lógica a: retrasos, ampliaciones de plazo desestimadas, mayores gastos, etc.

Es cuando ya ha ocurrido alguna contingencia que el contratista se remite al contrato y se percata de que ha asumido esos riesgos y no tiene derecho a reclamar sus costes adicionales, todo eso en deterioro de la productividad del proyecto y además en deterioro del prestigio de la compañía.

Entonces ¿Se deberían firmar contratos riesgosos para ganar los proyectos y simplemente esperar lo mejor?

No es el plan ideal para un negocio rentable a largo plazo. Aplicar este tipo de estrategia sería como esperar a ver cuánto tiempo puede pasar a que siempre la suerte este de nuestro lado y nunca ocurra nada.

Tomando en cuenta este escenario, brindamos algunos consejos esenciales para ejecutar una gestión de contratos exitosa y mantener el control de los contratos de construcción en general.

Es fundamental tener el control de los contratos que se firman para una gestión de contratos exitosa

Todos los riesgos financieros y contractuales pueden ser gestionados y minimizados durante la negociación del contrato.

Pregúntese: ¿Realmente vale la pena asumir este proyecto y los riesgos que conllevan? ¿Se refleja el riesgo en la recompensa financiera del proyecto?

Invierta tiempo en considerar las circunstancias que podrían poner en riesgo sus ganancias. Haga esto antes de negociar los términos del contrato con su cliente. ¿Pregúntese por cada una de cláusulas contractuales, de qué forma nos podrían afectar? Si este proyecto sale mal ¿en qué medida podría perjudicar la rentabilidad de la compañía?

Si no se siente convencido con los términos del contrato presentados por su cliente, proponga los cambios necesarios, pero mantenga esas condiciones de una manera equilibrada y realista.

Explique a su cliente por qué no puede aceptar el riesgo. Tal vez si pueda firmar el contrato en sus términos si el precio se revisa al alza para tener en cuenta el riesgo. Si el cliente es del tipo de empresa con el que desea trabajar, debería apreciar a un contratista que entienda el perfil de riesgo del proyecto.

No escatime los costos en un asesoramiento especializado en la gestión contractual podría reducirle muchos costos y tiempo valioso en una revisión adecuada, identificar los riesgos latentes y las cláusulas que, sin saber, podría estar aceptando en perjuicio de su compañía. Ya sabe que siempre es mejor identificar y prevenir un riesgo antes de que suceda que intentar remediarlo cuando ya se ha ejecutado.

Después de la firma del contrato, deberá gestionar minuciosamente cada riesgo asumido del mismo.

Si ya ha firmado el contrato, debe darse tiempo de conocer y entender sus términos.

Lea todo el contrato e identifique los riesgos de plazos limites, extensión de tiempo, modificaciones, daños y perjuicios, penalidades, seguridad y formalidades requeridas, que podrían afectar sus resultados finales. Existen muchos otros riesgos. Además, lo que puede ser un riesgo crítico en un proyecto puede no serlo para otro, por eso es fundamental revisar el contrato de acuerdo al proyecto a ejecutarse.

Recuerde que un contrato riesgoso, bien administrado, puede ser mejor que un buen contrato mal administrado. Por esta razón, asegúrese de capacitarse a sí mismo y a su equipo sobre los derechos y obligaciones claves del contrato, como se gestionarán y como maximizar sus beneficios.

El entendimiento y control del contrato es una parte fundamental para ejecutar un proyecto exitoso, esto le brindará una mayor seguridad y rentabilidad a sus finanzas.

Mantener los registros organizados, actualizados y buenas relaciones con los clientes.

Mantenga un registro exitoso de los documentos teniendo en cuenta lo siguiente:

Nunca de algo por sentado, confirme siempre las discusiones clave por escrito, nada de acuerdos verbales, tome fotografías, videos, descríbalas y coloque fechas, tenga un registro en físico y digital de todas ellas, guarde cuidadosamente la documentación relevante, incluso luego de terminado el proyecto (información compartimentada y copias protegidas de las mismas). 

Estas tareas son esenciales, para tener evidencia de los acontecimientos, daños, ejecuciones dentro del proyecto, los documentos y las fotografías serán su salvavidas.

De surgir alguna contingencia, en donde se puede ver perjudicado, no se disculpe por seguir el contrato, sólo está siguiendo las reglas establecidas con el cliente. Del mismo modo, no necesita ser agresivo, sólo debe ser asertivo. No perjudiques una relación comercial, nunca sabes cuándo podrías volver a ver o necesitar a esa persona o a la empresa en el futuro.

 Podría suavizar el impacto de las cartas contractuales haciendo llamadas previas a los clientes u enviando correos previos para hacerles saber que las notificaciones están en camino.

Una buena gestión de contratos debe ser vista como una forma de comunicación entre el cliente y el contratista. Y siempre que surja una controversia el mejor camino a seguir es una previa conciliación amigable.

Establecer políticas y protocolos de la gestión contractual para lograr el éxito a largo plazo

Establezca procedimientos en torno a la revisión adecuada de los contratos, la preparación de hojas de ruta para ellos y las revisiones periódicas de los proyectos.

Es muy importante decidir sobre el apetito de riesgo que quiere asumir su empresa, ponerle un monto y luego establecer una lista con respecto a la revisión del contrato que refleje un aproximado de ese monto.

Deberá esforzarse por mantener estas políticas de forma cotidiana, genere un hábito de la buena gestión de contratos y riesgos, que ella forme parte de las actividades frecuentes de su proyecto de construcción y de todos los colaboradores del proyecto según su área.

Debe estar dispuesto a cambiar, a sumarse, adaptarse a las nuevas tendencias en el negocio, educarte constantemente y reeducar a su equipo.

“Disfrutar del éxito requiere de la capacidad de adaptarse”.

La industria de la construcción, en el campo contractual se ha caracterizado por el uso continuo de contratos modelo o estándar.  Sin embargo, en el transcurso del tiempo se han creado nuevas tendencias con el propósito de entregar a la industria un nuevo grupo de contratos que respondan a los nuevos avances y a la nueva realidad de la industria de la construcción, ofreciendo a estos contratos un enfoque colaborativo, con una nueva metodología y tecnología que permite y desarrolla una participación integral y conjunta de todo los stakeholders.

Recuerda que no se puede construir una organización adaptable sin personas adaptables, por lo que es fundamental la capacitación constante del equipo, la educación y la reeducación sobre las nuevas tendencias y opciones del mercado, y muchas veces aprender a desaprender y esto no significa borrar lo aprendido, sino que se trata de no ser esclavo de ello, desaprender es reprogramarnos, llenarnos de cosas útiles que nos orienten al futuro, tener abiertas las ventanas.

Dejar de lado el: “siempre lo hemos hecho así”, “aquello no va a funcionar”, “para que cambiar si de esta forma no nos ha ido mal” … esta forma de trabajar es nuestra principal limitación, adaptarse trae consigo el crecimiento, apertura de mente, enriquecimiento, creatividad, lo que nos puede enriquecer enormemente tanto en el ámbito laboral como personal.

 “quienes sobreviven, no son los más fuertes ni los más rápidos ni los más inteligentes, sino quienes se adaptan mejor al cambio” (Charles Darwin)

Estos consejos mejorarán las condiciones para obtener una mayor rentabilidad en cada proyecto que usted asuma y mejorará en gran medida las perspectivas organizacionales haciéndolas sostenibles y exitosas a largo plazo.